1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

WHATIDEA es una plataforma tecnológica operada por PLANIDEA S.A.S. (en adelante, “WHATIDEA”, “nosotros”, “nuestro” o “la Plataforma”).

Para efectos de la legislación aplicable en materia de privacidad y protección de datos personales, los datos del responsable son:

Razón social: PLANIDEA S.A.S.
Nombre comercial: WHATIDEA
NIT: 900597971
Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia
Sitio web: https://whatidea.io
Correo electrónico para asuntos de privacidad: info@planideaco.com

Esta Política explica cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos, protegemos, transmitimos y, cuando corresponda, eliminamos los datos personales tratados a través del sitio web whatidea.io, la plataforma WHATIDEA, aplicaciones, formularios, chatbots, integraciones, servicios de mensajería y demás servicios asociados.

2. ALCANCE

Esta Política se aplica a los datos personales tratados por WHATIDEA relacionados, entre otros, con:

• visitantes de whatidea.io;
• clientes y clientes potenciales;
• usuarios de la plataforma;
• administradores y operadores de cuentas;
• proveedores y socios comerciales;
• personas que interactúan con formularios, chatbots o flujos automatizados;
• personas que interactúan mediante WhatsApp, Facebook, Instagram, Messenger u otros canales integrados;
• ciudadanos, seguidores, clientes, usuarios, miembros, voluntarios, simpatizantes o contactos incorporados a plataformas gestionadas por nuestros clientes;
• cualquier otra persona cuyos datos sean tratados por WHATIDEA de acuerdo con las finalidades descritas en esta Política.

3. WHATIDEA COMO RESPONSABLE Y COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Debido a la naturaleza de nuestros servicios, WHATIDEA puede actuar bajo dos figuras diferentes.

3.1. WHATIDEA como Responsable del Tratamiento

WHATIDEA actúa como Responsable cuando determina directamente las finalidades y medios para el tratamiento de datos personales.

Esto puede ocurrir, por ejemplo, respecto de:

• visitantes de whatidea.io;
• personas que solicitan información o demostraciones;
• clientes y representantes comerciales;
• usuarios registrados en nuestros servicios;
• proveedores;
• comunicaciones comerciales propias de WHATIDEA;
• información relacionada con facturación, contratación, soporte y administración de cuentas.

3.2. WHATIDEA como Encargado del Tratamiento

Cuando un cliente utiliza WHATIDEA para gestionar ciudadanos, seguidores, usuarios, clientes, contactos, afiliados, simpatizantes, voluntarios u otras personas, normalmente será dicho cliente quien determine las finalidades del tratamiento.

En estos casos, el cliente será el Responsable del Tratamiento y WHATIDEA actuará como Encargado, proveedor tecnológico u operador de datos, según corresponda de acuerdo con la legislación aplicable.

WHATIDEA tratará dichos datos conforme a:

• las instrucciones documentadas del cliente;
• el contrato suscrito con el cliente;
• los acuerdos aplicables de tratamiento de datos;
• la presente Política;
• las medidas de seguridad implementadas por WHATIDEA; y
• la legislación aplicable.

El cliente es responsable de garantizar que cuenta con una base jurídica, autorización, consentimiento o habilitación legal suficiente para recopilar, utilizar, cargar, segmentar y comunicar los datos personales incorporados a WHATIDEA.

4. DATOS PERSONALES QUE PODEMOS TRATAR

Dependiendo del servicio utilizado, WHATIDEA puede tratar las siguientes categorías de información.

4.1. Datos de identificación

Por ejemplo:

• nombre;
• apellidos;
• documento o número de identificación;
• fecha de nacimiento;
• edad;
• género;
• fotografía;
• identificadores internos.

4.2. Datos de contacto

Por ejemplo:

• número de teléfono;
• número de WhatsApp;
• correo electrónico;
• dirección;
• ciudad;
• país;
• redes sociales.

4.3. Información geográfica

Podemos tratar información como:

• país;
• departamento, estado o provincia;
• municipio o ciudad;
• localidad;
• comuna;
• barrio;
• zona;
• circunscripción o división territorial;
• ubicación proporcionada voluntariamente por la persona.

Cuando corresponda, podrán tratarse coordenadas geográficas u otra información de ubicación conforme a las autorizaciones y configuraciones aplicables.

4.4. Información demográfica y socioeconómica

Podrá incluir información como:

• edad;
• género;
• ocupación;
• profesión;
• nivel educativo;
• nacionalidad;
• intereses;
• características sociodemográficas;
• información suministrada voluntariamente mediante formularios, encuestas o conversaciones.

4.5. Información de interacción y comportamiento

Podemos registrar información relacionada con:

• mensajes enviados o recibidos;
• interacciones con chatbots;
• respuestas a formularios;
• encuestas;
• clics;
• participación en campañas;
• eventos;
• invitaciones;
• referidos;
• interacciones con enlaces;
• historial de comunicación;
• actividad dentro de la plataforma.

4.6. Datos técnicos

Podremos recopilar automáticamente información como:

• dirección IP;
• tipo de dispositivo;
• navegador;
• sistema operativo;
• registros de acceso;
• identificadores técnicos;
• cookies;
• fecha y hora de acceso;
• eventos del sistema;
• información necesaria para prevenir fraude y garantizar la seguridad de la Plataforma.

5. DATOS SENSIBLES Y DATOS RELACIONADOS CON OPINIONES POLÍTICAS

Debido a que WHATIDEA puede ser utilizada por campañas políticas, partidos, candidatos, gobiernos, organizaciones, empresas y otras entidades, determinados tratamientos pueden involucrar información considerada sensible conforme a la legislación aplicable.

Esto puede incluir, entre otros:

• opiniones políticas;
• ideología;
• afiliación política;
• participación en organizaciones políticas;
• determinadas inferencias relacionadas con preferencias o intereses;
• origen racial o étnico;
• información biométrica, cuando corresponda;
• información de salud;
• creencias religiosas o filosóficas;
• información cuya utilización indebida pueda generar discriminación.

WHATIDEA no exige como condición general que una persona revele datos sensibles.

Cuando el tratamiento de información sensible sea necesario, deberá existir una base jurídica válida y, cuando la legislación así lo requiera, consentimiento previo, expreso, informado y explícito del titular.

Cuando WHATIDEA actúe como Encargado del Tratamiento, corresponde al cliente determinar la base jurídica que permita dicho tratamiento y acreditar las autorizaciones necesarias.

WHATIDEA podrá implementar restricciones adicionales respecto del tratamiento de categorías especiales de datos cuando lo exija la legislación del territorio aplicable.

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales podrán ser tratados para una o varias de las siguientes finalidades.

6.1. Prestación del servicio

• crear y administrar cuentas;
• proporcionar acceso a WHATIDEA;
• prestar los servicios contratados;
• autenticar usuarios;
• gestionar permisos;
• brindar soporte técnico;
• administrar contratos y suscripciones;
• procesar pagos y facturación.

6.2. Gestión de comunicaciones

• habilitar comunicaciones mediante WhatsApp y otros canales;
• integrar Facebook, Instagram, Messenger y otras plataformas compatibles;
• gestionar chatbots y asistentes virtuales;
• ejecutar flujos conversacionales;
• responder solicitudes;
• enviar notificaciones autorizadas.

6.3. Gestión de redes y comunidades

La plataforma permite a sus clientes organizar y administrar redes de contactos, incluyendo funciones relacionadas con:

• registro;
• referidos;
• formularios;
• encuestas;
• invitaciones;
• organización territorial;
• grupos;
• comunidades;
• seguimiento de interacciones.

6.4. Segmentación

Dependiendo de las instrucciones del cliente y de la información disponible, WHATIDEA podrá proporcionar funcionalidades para crear segmentos basados en criterios como:

• ubicación geográfica;
• características demográficas;
• actividad;
• comportamiento;
• participación;
• intereses;
• información proporcionada por los propios usuarios.

Cuando la segmentación involucre categorías especiales o datos sensibles, será aplicable lo establecido en la sección correspondiente de esta Política y en la legislación vigente.

6.5. Analítica

Podremos procesar información para:

• generar estadísticas;
• elaborar reportes;
• analizar tendencias;
• medir interacciones;
• evaluar resultados;
• identificar patrones;
• mejorar los servicios;
• generar métricas agregadas.

Cuando sea razonablemente posible, podrán utilizarse técnicas de agregación, anonimización o seudonimización.

6.6. Seguridad

Podremos tratar datos para:

• detectar accesos no autorizados;
• prevenir fraude;
• identificar abuso de la plataforma;
• prevenir ataques informáticos;
• investigar incidentes;
• mantener registros de auditoría;
• garantizar la integridad y disponibilidad del servicio.

6.7. Cumplimiento legal

Podremos tratar y conservar información cuando sea necesario para:

• cumplir obligaciones legales;
• atender requerimientos de autoridades competentes;
• ejercer o defender derechos;
• prevenir actividades ilícitas;
• cumplir obligaciones fiscales, comerciales o contractuales.

7. INTELIGENCIA ARTIFICIAL Y TRATAMIENTO AUTOMATIZADO

WHATIDEA puede incorporar tecnologías de inteligencia artificial, aprendizaje automático, procesamiento del lenguaje natural y sistemas automatizados para proporcionar determinadas funcionalidades.

Estas tecnologías pueden utilizarse para:

• clasificar información;
• resumir conversaciones;
• asistir en respuestas;
• identificar temas;
• analizar información;
• generar estadísticas;
• categorizar contactos;
• mejorar chatbots;
• detectar patrones;
• asistir a operadores humanos.

Cuando corresponda, podrán utilizarse proveedores externos de tecnología de inteligencia artificial bajo acuerdos y medidas destinadas a proteger la información.

WHATIDEA procurará aplicar principios de minimización de datos y limitar la información enviada a proveedores externos a aquella necesaria para proporcionar la funcionalidad correspondiente.

No se adoptarán decisiones que produzcan efectos jurídicos significativos sobre una persona exclusivamente mediante sistemas automatizados cuando dicha práctica esté prohibida por la legislación aplicable.

8. WHATSAPP, FACEBOOK, INSTAGRAM Y SERVICIOS DE TERCEROS

WHATIDEA puede integrarse con servicios de terceros tales como:

• WhatsApp;
• WhatsApp Business Platform;
• Facebook;
• Instagram;
• Messenger;
• Meta Platforms;
• proveedores de correo electrónico;
• plataformas de almacenamiento;
• servicios de infraestructura cloud;
• servicios de analítica;
• proveedores tecnológicos.

El uso de dichas plataformas puede implicar que determinados datos sean tratados también por esos proveedores conforme a sus propias políticas de privacidad, términos y condiciones.

WHATIDEA no controla de forma absoluta las prácticas independientes de tratamiento realizadas por dichos terceros.

El usuario o cliente deberá revisar también las políticas de privacidad y condiciones aplicables a los servicios externos que decida utilizar.

9. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

whatidea.io puede utilizar cookies y tecnologías similares para:

• permitir el funcionamiento del sitio;
• recordar configuraciones;
• mantener sesiones;
• mejorar la experiencia del usuario;
• obtener estadísticas;
• medir rendimiento;
• prevenir fraude;
• analizar tráfico;
• realizar actividades de marketing cuando exista una base jurídica válida.

Las cookies podrán clasificarse como:

• necesarias;
• funcionales;
• analíticas;
• de personalización;
• publicitarias.

Cuando sea exigido legalmente, las cookies no esenciales se activarán únicamente después de obtener el consentimiento del usuario.

El usuario podrá administrar sus preferencias mediante el mecanismo de configuración de cookies disponible en el sitio o mediante las opciones de su navegador.

10. BASES JURÍDICAS DEL TRATAMIENTO

Dependiendo del país, la naturaleza de los datos y la finalidad correspondiente, WHATIDEA podrá fundamentar el tratamiento en:

• el consentimiento del titular;
• la autorización expresa;
• la ejecución de un contrato;
• medidas precontractuales;
• el cumplimiento de una obligación legal;
• intereses legítimos, cuando estén permitidos;
• las instrucciones legítimas de un cliente que actúe como Responsable del Tratamiento;
• otras bases jurídicas previstas por la legislación aplicable.

Los datos sensibles estarán sujetos a requisitos adicionales.

11. CLIENTES DE CAMPAÑAS POLÍTICAS, GOBIERNOS Y ORGANIZACIONES

WHATIDEA proporciona tecnología que puede ser utilizada en contextos políticos, electorales, gubernamentales y de participación ciudadana.

El cliente que utilice WHATIDEA en estos contextos es responsable de determinar:

• la finalidad para la cual recopila información;
• la legitimidad de dicha recopilación;
• la información que solicita al ciudadano;
• las autorizaciones necesarias;
• el contenido de las comunicaciones;
• las audiencias destinatarias;
• las reglas de segmentación;
• los periodos de conservación;
• el cumplimiento de la legislación electoral, publicitaria y de protección de datos aplicable.

WHATIDEA proporciona herramientas tecnológicas y no adquiere por este hecho la propiedad de las bases de datos cargadas por sus clientes.

Cuando WHATIDEA actúe como Encargado, no utilizará las bases de datos de un cliente para fines propios incompatibles con las instrucciones del Responsable, salvo cuando exista una obligación legal aplicable.

12. COMUNICACIONES COMERCIALES

Cuando la legislación lo permita y exista la base jurídica correspondiente, WHATIDEA podrá enviar información relacionada con:

• productos;
• servicios;
• funcionalidades;
• novedades;
• eventos;
• contenido comercial;
• información solicitada previamente por el usuario.

El destinatario podrá solicitar dejar de recibir dichas comunicaciones utilizando los mecanismos disponibles en cada mensaje o contactándonos mediante nuestros canales de privacidad.

13. COMPARTICIÓN DE INFORMACIÓN

WHATIDEA podrá proporcionar acceso limitado a información personal a proveedores que resulten necesarios para la operación de sus servicios.

Estos pueden incluir proveedores de:

• alojamiento e infraestructura tecnológica;
• servicios cloud;
• bases de datos;
• ciberseguridad;
• mensajería;
• WhatsApp Business;
• redes sociales;
• correo electrónico;
• inteligencia artificial;
• analítica;
• soporte técnico;
• fact